仕事

現役フリーライターの仕事管理方法3つ

投稿日:

こんにちは!みこと(@mikoto_write)です。

 

なかなか更新できていない当ブログですが、twitterや検索から多くの方に見ていただけているようです。

ありがとうございます。

 

さて、今回は今までのコンプレックス話とは少し離れて、現在の仕事に関することを書きたいと思います。

といっても、フリーライターという仕事の具体的な話ではなく、仕事の管理についてです。

 

今回は『現役フリーライターの仕事管理方法』として、私が仕事を管理するために使っているものを紹介します。

私はフリーライターとして1年以上活動してきましたが、ここ数カ月でようやく仕事管理スタイルが確立できました。

ほぼ自分のための備忘録のようなものですが、試行錯誤してたどり着いた方法を紹介できればと思います。

仕事をたくさん抱えて、管理が大変だと感じている方の参考になれば幸いです。

 

私が現在仕事管理のツールとして活用しているのは、以下の3つです。

  • ガントチャート
  • 付箋
  • Excel

それぞれの活用方法を紹介しますね。

 

ガントチャートで計画&納期管理

取引先の数が多い、どの仕事がどの程度進んでいるのかわからなくなる。納期の管理が大変。

そんな方におすすめしたいのが、ガントチャート(Gantt chart)です。

 

ガントチャートとは、工程管理に用いられる表のこと。計画や進捗状況などがひと目でわかるというメリットがあります。

 

私は以下のサイトから、月間ガントチャートを印刷して使っています(特に会員登録などはしていません)。

 

私は下図のように、左端に取引先を記入しています。

(取引先名、記事名は架空のものです。)

 

1日につき2段使えるようになっているので、上段にその日やること、下段に納期情報を記入。その日やることが無事終わったら、下段に◯を付けることもあります。

納期が決まったら、すぐにガントチャートに書いておきましょう。逆算して「1日に構成を作る」、「2日に執筆する」と決めておけば、あとはそのとおりに実行するだけで無事納期に間に合います。

 

ガントチャートに記入しておけば、納期をうっかり忘れることはありませんし、納期まであと何日あるかもすぐわかります。

仕事量が多い人ほど、カレンダー形式になっているガントチャートや手帳などで一覧表示させるのがおすすめです。

 

ガントチャートを使ってきちんと計画を立てるためには、自身の作業量にかかる時間を把握する必要があります。

タイマーを使って何にどれだけ時間を使っているか把握するなどしてから、計画を立てましょう。

 

付箋でその日やることを管理

ガントチャートによって、1カ月の仕事計画や進捗状況をひと目で確認できるようになりました。

しかし、1カ月に受ける仕事が全部視界に入ることで気持ちが焦ってしまい、目の前の仕事に集中できなくなる方もいるのではないでしょうか。

私は、そのタイプです。

 

「今この仕事しているけど、明日はあっちの仕事を進めないといけない」など、余計なことを考えてしまいます。

しかし、余計なことを考えるために時間を使っていると、本来完了させるべき仕事が終わりません。

無駄な心配をやめて、その日やるべきことだけに集中すべきです。

 

そこで私が使用しているのが、付箋

朝仕事を始める前にガントチャートをチェックして、その日やるべきことだけを付箋に書き出します。

ガントチャートは見えないところに片付けておいて、付箋だけを目につく場所に貼りましょう。そうすることで他の日の予定が目に入らず、その日の仕事だけに集中できます。

 

全体的な流れを確認するのは、ガントチャート。その日の作業量をチェックするのは、付箋。

私はこのように使い分けています。

 

ちなみに普段は100均で付箋を購入していますが、先日可愛らしいものをゲットしました。

コウペンちゃん、可愛い……。仕事中の癒やし。

 

Excelで振込管理

ここまで紹介してきた方法は、どちらも手書きでした。

しかし、振込管理だけはPCを使って行っています。

私は、報酬の振込状況をExcelで管理しています。こんな感じで。

(上図の情報はすべて架空のものです。)

1つのExcelファイルに「2018年1月」「2018年2月」と月別シートを作っています。

その月の振込金額を知るために始めたので、2018年1月に行った仕事でも、2018年2月に報酬が振り込まれる予定であれば、2月のシートに書いています。

 

Excelの良いところは、表計算ができること。

計算機能を活用すれば、毎月の振込管理や請求書作成が容易になります。

 

上の例で説明すると、依頼を受けた仕事の名称をB2に、文字数をC2に記入。

この場合は文字単価2円なので、D2に「=C2*2」と入力しておきます。

右端の「計」欄であるE2には、「=D2」と入力しましょう。

クラウドソーシングの利用などで手数料が発生する場合は、報酬の横に1列追加して報酬から手数料をマイナスすればOKです。

1行目に数式を入力しておけば、2行目以降は文字数のみ入力してオートフィル(黒い十字をドラッグすること)で簡単に計算できます。

 

仕事の依頼を受けたら、すぐにシートへ記入しておきましょう。

うっかり仕事を忘れる失敗も、請求ミスも防げます。

 

おすすめは、文字数や報酬だけでなく、消費税や源泉徴収も同じシートで計算しておくこと。

消費税や源泉徴収金額を出しておけば、請求書作成の際に金額を転記するだけでOKです。

請求書作成に時間がかかるという方は、請求書とは別に報酬管理のシートをExcelで作ってみてください。

計算式を入れたシートを1つ作っておけばコピペで増やせますし、請求書作成の際に1から計算する手間がかからず、便利ですよ。

 

自分に適した方法を模索しよう

ここまで3つの方法を紹介してきましたが、これらが万人に適する仕事管理方法だとは全く思いません。

私は、性格や習慣によって、その人にとって最適な方法は異なると考えています。

 

例えば、私は納期に絶対間に合わせるために、逆算して何をいつまでに終わらせれば良いかを念入りに考えてから仕事したいタイプです。

しかし、その日の気分で仕事量を調節した方が、結果的に効率よく作業を進められるという人もいるでしょう。そのような方は、事前に計画を立てると窮屈に感じてしまうはずです。

 

あくまで1ライターが採用している方法として、取り入れたいと思った方は取り入れてみてくださいね。

-仕事
-,

Copyright© 自重自愛 , 2019 All Rights Reserved.